Etapas clave en la consultoría de proyectos

La consultoría de proyectos se ha popularizado en los últimos años, en gran parte gracias a la versatilidad de este servicio, y la gran calidad que puede proporcionar a cada uno de los proyectos en los que se aplica. Sin embargo, brindar una consultoría no solo requiere un conocimiento avanzado de las temáticas usadas y aplicadas dentro de cada uno de los proyectos, ya sea software, transformación digital o cualquier otro. Adicional requiere conocer y saber aplicar la estructura de una consultoría, la cual cumple, al igual que otros procesos, determinadas etapas, todas importantes y necesarias para lograr conseguir el mayor impacto posible.

A continuación, enunciaremos algunas de las etapas más importantes, una breve descripción, y porqué son importantes a la hora de llevar a cabo una consultoría, independientemente del proyecto.

Establecer términos y objetivos

Extrapolándolo, esta etapa equivale a identificar nuestro “Qué” Algo que puede parecer básico, e incluso intuitivo, pero que muchas veces se pasa por alto, al no delimitar nuestros términos y objetivos de forma clara.

Un error recurrente en algunos proyectos se ve cuando, casi que, de forma deliberada, se busca una consultoría, sin tener muy claro qué se espera de esta. Y como consultor, también es un error empezar a trabajar sin tener claro este aspecto.

Si uno o varios componentes de un proyecto están fallando, pero no se tiene muy claro cuáles, y porqué, este puede ser tu objetivo: Identificar y diagnosticar. Por otra parte, si ya se ha logrado identificar qué es lo que está fallando, pero no se ha encontrado la manera de arreglarlo, esto puede ser otro objetivo. Como podrás ver una consultoría debe tener un objetivo específico, para que tanto como tu cliente, como tú, puedan trabajar de manera más eficiente.

Propuesta

Una vez que hemos establecido con nuestro cliente el “Qué”, deberemos nosotros presentar el “Cómo”, y esa será nuestra propuesta. Con base en toda la información que pudimos recolectar de mano de nuestro cliente, mediante las preguntas que hayamos formulado, podremos formular una propuesta, recuerda que en esté se deberán dejar claros aspectos como:

• La tarea u objetivo específico de la consultoría (Nuestro “Qué”)

• Cuanto tiempo nos tomará. Recuerda ser muy consciente con el tiempo, un tiempo prologando podría desmotivar al cliente a realizar la consultoría, y un tiempo muy corto podría ser contraproducente en calidad de nuestro trabajo.

• La metodología que se usará con base en el tipo de producto que entregará el proyecto y sus características. Esta puede ser una metodología ágil al estilo de SCRUM, una de cascada al estilo de las basadas en el PMBOK o hibrida que recoja lo mejor de los dos mundos.

• Los entregables. Dependiendo de la naturaleza de la consultoría nuestro cliente podrá requerir determinados entregables, estos pueden darse en algún punto de este proceso, o al final de este; establecer fechas, contenido y forma de estos entregables debe ser una prioridad.

• Un tema no menor, en el que debes evaluar tu nivel de experticia en el tema y el tiempo que te llevará la consultoría.

Línea base

Antes de empezar, y en especial si tu consultoría se enfoca en maximizar el performance de determinada área, lo primero que harás será tomar una línea base. Si no estás familiarizado con este término, lo que significa es evaluar la situación tal y como está antes de empezar la consultoría, para que de esta manera al finalizar la consultoría tengas cómo comparar y analizar si realmente se cumplieron los objetivos planteados.

La medición es muy importante, no solo al principio y al final, sino en el transcurso de toda la consultoría.

Monitoreo

Por último, queremos hablarte sobre monitorear todo lo que se haga en el marco de tu consultoría. Como te lo veníamos diciendo las mediciones no solo deben ser al principio y al final de tu consultoría.

Parte del éxito de tu intervención dependerá de tener datos precisos y saber interpretarlos, para de esta manera tomar acciones que encamine tu consultoría a los objetivos previamente establecidos.